Большинство мелких предприятий для начисления зарплаты или финансового планирования довольствуются несложными офисными программами Excel или Access. Но как только компания вырастает, руководители задумываются об автоматизации учета и контроля над деятельностью всех подразделений. С каждым годом на рынке ПО появляются новые предложения, что существенно усложняет выбор системы автоматизации учета и управления. Киевские предприниматели поделились своим опытом в выборе и внедрении ERP-систем (Enterprise Resource Planning — системы управления ресурсами предприятия).

Альтернатива наказуема

Зачастую ПО выбирают по рекомендации знакомых. Классикой жанра для небольших, но быстроразвивающихся предприятий, принято считать систему учета 1С. Руководителям фирм, которые не могут позволить себе 1С (стоимость 1С:Предприятие 8.0 Управление производственным предприятием для Украины — 23 760 грн + обслуживание около 1500 грн в месяц), а Excel потребности фирмы не удовлетворяет, приходится искать альтернативу. Руководство компании «Катех-Инвест» не сразу нашло подходящее ПО. Еще 12 лет назад мелкое предприятие начало заметно набирать обороты. Количество бухгалтерских проводок увеличилось, и в Excel стало все труднее сводить баланс. Системный администратор компании предложил руководству программу по автоматизации учета под названием «Толстый Ганс». На освоение и перенесение базы данных ушло полгода, после чего вдруг выяснилось, что система содержит ошибку, справиться с которой не смог ни один программист. Оказалось, что у ПО нет сервисного обслуживания. «Не буду ругать саму программу, может, она и неплохая, но поскольку не нашлось специалистов, осуществляющих ее поддержку, с «Толстым Гансом» пришлось распрощаться», — вспоминает Владимир Самойленко, финансовый директор ООО «Катех-Инвест».

После неудачного опыта руководство компании пришло к выводу, что один из важнейших критериев при выборе ПО — возможность обратиться к внедренцам в случае неполадок. «Мы пользуемся системой «Парус-Предприятие» уже 12 лет и оценили все преимущества автоматизации учета, — говорит г-н Самойленко. — Бухгалтерам не нужно отслеживать нововведения, ведь базы ПО постоянно обновляются».

Между тем не все клиенты «Паруса» положительно отзываются о программе. К примеру, нашлось двое предпринимателей, которые отказались от сотрудничества с фирмой, внедряющей ПО. В обоих случаях речь шла о системе автоматизации управления «Парус: Менеджмент и Маркетинг». «Внедрение проходило с большими трудностями, и это отбило охоту сотрудничать с компанией в дальнейшем, — комментирует Владимир Марченко, директор предприятия «Эло-Пак». — Мы были одними из первых клиентов CRM-приложений «Менеджмент и Маркетинг». Можно сказать, на нашей фирме тренировались, отрабатывая механизмы ее установки». По словам г-на Марченко, прежде чем заказать программу, следует изучить отзывы других пользователей, чтобы понять, как давно специалисты предоставляют услуги по ее внедрению. Отказались от ПО «Парус» и в компании по продаже электротехнического оборудования. «Несколько лет назад мы тестировали систему «Менеджмент и Маркетинг», но ожидания не оправдались, — рассказывает Леонид Анищенко, начальник отдела продаж предприятия TVD. — Выяснилось, что с теми задачами, которые призвана решить программа, мы справляемся без каких-либо систем автоматизации».

Сложности перевода

Внедрение ERP-систем — удовольствие не из дешевых. Желающим сэкономить следует быть готовым к тому, что использование недорогого ПО чревато проблемами для пользователей. Три года назад руководство динамично развивающейся компании (поставщик медпрепаратов) озадачилось поиском программы автоматизации учета и управления. По словам Константина Ткаченко, начальника отдела продаж, предложение от «Укрсклад» удовлетворяло требования фирмы идеально — незамысловатая программа, без лишних функций и за разумную цену. Правда, вскоре выяснилось, что в работе с системой есть и некоторые неудобства. Защита действует таким образом, что при переустановке Windows запрашивается новый пароль, а ПО настраивается под каждый отдельный компьютер и установленную на нем версию Windows. «Так как операционная система иногда дает сбой, приходится просить внедренцев прислать новый пароль, — сетует г-н Ткаченко. — Все бы ничего, но поскольку программой мы пользуемся давно и платежки за установку утеряны, приходится всякий раз долго доказывать, что наша фирма — клиент компании».

Благодаря простоте программы «Укрсклад» сотрудникам компании удалось быстро ее освоить. «Чтобы разобраться, как работает 1С, нам пришлось бы нанимать либо бухгалтера с навыками работы в этой программе, либо пользоваться услугами специалистов по обслуживанию», — обращает внимание г-н Ткаченко. Кроме того, 1С — не универсальная программа и, как правило, требует индивидуальной доработки, согласно специфике предприятия. Необходимость адаптации базы Константин не считает ни плюсом, ни минусом системы, но в то же время отмечает, что доработка не бесплатная и требует времени, которым не всегда располагают предприниматели.

Сотрудники компании «АлиС-плюс» (торговля товарами для офиса) убедились в преимуществах адаптации некоторых функций программы 1С. «Мы поставили перед внедренцами задачу запрограммировать получение отчетов по отгрузкам, — говорит Антон Демчук, заместитель директора компании. — Теперь легко можем получить сведения о любых расхождениях, например, сколько требовалось выписать налоговых накладных и какое количество в действительности было выписано». Ранее анализ подобных данных отнимал много времени. Помимо отгрузок «АлиС-плюс» получила и настройку отчетности по НДС. К тому же внедренцы разделили складской и бухгалтерский учет, что позволило оперативно выявлять ошибки (и пришлось весьма кстати, учитывая большой товарооборот компании).

Олегу Черкашину, соучредителю компании «Прогресс», товарищ-программист адаптировал ПО под потребности предприятия всего за бутылку коньяка. Около семи лет фирма пользуется программой «1С:Бухгалтерия» немного устаревшей — шестой версии. Для того чтобы клиенты переходили на более современные модификации, разработчики применяют особую ценовую политику на ПО (см. «Как продают обновки»). Тем не менее не все предприниматели изменили свое решение после маркетингового хода, но нашлись и такие, кто внял убеждениям консультантов. К примеру, с начала 2008 года с седьмой на восьмую версию «1С:Предприятия» перешла мебельная компания «Стелс Украина». По словам экономиста организации Аллы Бевх, модернизированная программа позволила получать больше разнообразных отчетов, причем не только бухгалтерских, но и управленческих. «По складу в седьмой версии можно было делать отчеты только по приходу и расходу товаров, — поясняет г-жа Бевх. — В 1С-8 кроме этого можно сортировать товар так, чтобы видеть, какая продукция и в каком количестве находится в резерве. Что же касается кадрового учета, то в восьмой версии, помимо начисления зарплаты, программа автоматически высчитывает отпускные и больничные».

Платить по счетам

Более продвинутыми и дорогостоящими системами автоматизации учета представители малого бизнеса практически не пользуются. В основном их заказывают фирмы крупного и среднего масштаба. Среди прочих компании с иностранным финансированием или совместные предприятия. Их руководители, как правило, отдают предпочтения проверенным западным технологиям. К примеру, ERPсистемой для малого и среднего бизнеса Mіcrosoft Dynamіcs NAV 4.0 воспользовалась сеть мультибрендовых магазинов спортивной одежды Sportland. Одним из модулей к системе было установлено ПО LS Retail (от компании Landsteinar Strengur), позволяющее автоматизировать кассовые операции. Основывая в 2006 году представительство в Украине, эстонская материнская компания дала четкую установку украинским партнерам воспользоваться именно системой NAV, которая работает во всех прибалтийских магазинах Sportland. В общей сложности период внедрения длился около восьми месяцев. По словам Николая Сальникова, начальника ИT-отдела компании Sportland International Ukraine, основные нарекания вызывала стоимость самого процесса. «Как это часто бывает, мы вышли за рамки заранее утвержденного бюджета, — рассказывает он. — Некоторые этапы внедрения оказались дороже, чем планировалось изначально. Я был готов к этому, поскольку не первый раз участвовал во внедрении ERP-систем, но инвесторы и руководство были недовольны». Когда количество магазинов сети достигло шести, проблематичной оказалась и передача данных между торговыми точками и центральным офисом — процесс шел слишком медленно. Мы вынуждены были установить другую систему передачи данных, которая справляется с задачей за 15 минут, но это потребовало дополнительных вложений».

Компания «АсстрА Украина», занимающаяся транспортной и складской логистикой, торопиться с выбором ПО не стала и объявила тендер среди внедренцев. Предпочтение отдали системе управления складом на базе Oracle, поскольку она позволяет обеспечить высокую оборотность товаров на складе благодаря автоматизации процесса управления. Внедрение базовых функций системы заняло 3,5 месяца. «Логистический центр принимает товар по накладной, информация с которой записывается в систему, — рассказывает Виктор Дробязко, директор ООО «АсстрА Украина». — Затем формируется артикул и штрих-код товара, после продукт размещают на складе и регистрируют в системе так, чтобы было понятно, где он складирован, время загрузки, количество. Кроме того, система отслеживает работу сотрудников в процессе складирования, сортировки и отгрузки товара, что позволяет индивидуально оценивать КПД каждого из них. Такая оценка позволяет определять адекватную оплату труда, что в свою очередь мотивирует персонал». На системе Oracle пока работает только логистический центр фирмы, но со временем ПО будет внедрено во всех подразделениях.

Помимо этого в компании была внедрена программа для внутреннего документооборота «Лотус» от ІВМ на основе Microsoft. По словам Виктора, ПО хорошо тем, что все важные для работы документы регистрируются в системе, при необходимости это позволяет быстро их найти — по времени оформления или названию клиента. В системе документ согласовывают представители разных отделов/департаментов, которые включены в работу. Следовательно, распечатанный вариант документа можно не визировать вручную всем руководителям проекта. «Несмотря на стереотип, что старожилы фирмы всячески противятся переменам, у нас работники восприняли автоматизацию на «ура», — отмечает сотрудник отдела рекламы компании «АсстрА Украина» Павел Редько. — Всем было очевидно, что система облегчит работу и поможет ускорить многие процессы».

Как бы там ни было, не все представители среднего бизнеса решаются тратить сотни тысяч долларов на внедрение современного ПО. Для малого же бизнеса цена вопроса играет ключевую роль. Но, устанавливая экономвариант системы автоматизации учета, не стоит забывать о том, что приобретая нелицензионный продукт, пользователь тем самым лишает себя сервисного обслуживания компанией-внедренцем. В то же время встречаются и особо рисковые бизнесмены, которые покупают на столичном книжном рынке «Петровка» пиратский диск за 20 грн, а в случае неполадок вместе с ПО выбрасывают на свалку годовую бухгалтерию фирмы.

[реальность]

Как продают новинки

«Чтобы выжить версию «1С: Предприятие 7.7» и популяризировать последнюю — восьмую — разработку этой же программы, с июля текущего года на новинку была существенно снижена цена», — рассказывает менеджер-консультант одного из столичных офисов по внедрению ПО, пожелавший остаться неназванным. Прежняя разработка стоит теперь почти в два раза дороже. При этом в восьмой версии появилось много новых полезных приложений и функций. «Как ни странно, большинство клиентов руководствуются «железной» потребительской логикой: седьмая версия дороже, значит, лучше, — рассказывает собеседник. — В нашем офисе наибольшей популярностью среди ПО продолжает пользоваться 1С 7.7, ее заказывают около 75% клиентов». В скором времени разработчики намерены вовсе вывести из обихода версию 7.7, как это произошло с шестой версией.

[авторитет]

Хозяевам на заметку

Александр Мельников, управляющий директор SAP Ukraine, советует представителям среднего бизнеса: прежде чем обратиться к внедренцам, хорошо подумать, нужна ли интегрированная ERP-система их компании. Если в штате предприятия есть несколько бухгалтеров, без особого труда справляющихся с операциями по учету, инвестиции в дорогостоящую автоматизацию наверняка окажутся нецелесообразными. Когда компания принимает решение в пользу ERP-системы SAP, мы рекомендуем сначала внедрить преднастроенную систему (без учета особенностей бизнеса) и только через три-четыре месяца после ее запуска установить дополнительные модули, которые подбираются в зависимости от потребностей предприятия. Практика показывает, что пожелания по установке дополнительных настроек появляются практически у всех компаний, внедривших преднастроенную систему. Стоимость проекта зависит от количества пользователей, объема бизнеса, квалификации консультантов, задействованных в проекте, количества дополнительных внедрений. Преднастроенная ERP-система обойдется заказчику из сегмента СМБ в сумму от EUR250 тыс.