На смену традиционным форматам корпоративных совещаний и планерок приходят онлайн-конференции. Виртуальные мероприятия позволяют их участникам видеть и слышать друг друга, обмениваться информацией в режиме реального времени. «Такая форма проведения различных совещаний, презентаций, тренингов наиболее подходит фирмам с сетью филиалов, — рассказывает Иван Шестаков, менеджер по продуктовому маркетингу компании «Майкрософт Украина». — Чтобы оперативно решить какие-либо текущие бизнес-задачи, не требующие личного участия сотрудников, нет необходимости ехать в командировку». Также виртуальные совещания подойдут проектным группам, в которые входят сотрудники разных компаний.

Элементарные конференции

Качество виртуальных конференций зависит от правильного выбора программного обеспечения. «Существует немало платного и бесплатного софта. Выбирать программу нужно в зависимости от масштаба онлайн-мероприятий и требований к безопасности информации, — рассказывает Анна Боднарчук, директор супермаркета лицензионного программного обеспечения «Софткей-Украина». — Если необходимо организовать элементарное общение между несколькими участниками одновременно, достаточно бесплатного Skype или его аналогов». Согласен с подобной экономией и Иван Шестаков: «Наладить самую примитивную связь между несколькими пользователями можно с помощью любой службы передачи мгновенных сообщений. Например, Windows Live Messenger или Yahoo Messenger. Однако если участников конференции больше двух, публичные службы уже не удовлетворят требования к функциональности и информационной безопасности виртуальных конференций». В этом случае стоит задуматься о приобретении более профессиональных программ. И желательно тех, к которым прилагается бесплатная техническая поддержка со стороны компании-поставщика.

По мнению экспертов, небольшим компаниям подойдет программа Express Talk (около 240 грн). «Она выполняет функции обычного телефона и позволяет делать звонки с компьютера через интернет любому абоненту, установившему Express Talk (или любое другое SIP-голосовое телефонное программное обеспечение). А версия этой программы Business Edition содержит функции переадресации, записи звонков и селекторную связь», — рассказывает Анна Боднарчук.

Наиболее популярное программное обеспечение среднего ценового сегмента — Quorum Telephone Conferencing Server (от 820 грн). Работает это решение следующим образом: вызывающие абоненты могут соединяться с селекторным совещанием, используя любой стандарт или VoIP-линии, передающие голосовые сигналы через интернет на внешних телефонных номерах либо через телефонную систему офиса. «Количество людей, которые могут присоединиться к совещанию, ограничено только пропускной способностью АТС. Помимо этого всякий раз, когда участник соединяется с сервером, он должен вводить специальный цифровой код», — рассказывает г-жа Боднарчук.

Совещание и работа

Для компаний, имеющих широкую сеть филиалов и требующих от ПО многофункциональности и максимальной безопасности, понадобятся более профессиональные решения высокой ценовой категории. Например, Microsoft Office Communications Server, Microsoft Office LiveMeeting или Microsoft Office Communicator (их цена — от 3,5 тыс. грн). Эти программы разработаны специально для корпоративных пользователей. По утверждению разработчиков, они позволяют организовать коммуникацию внутри компании и с внешними контрагентами. Основное их преимущество — возможность проводить онлайн-конференции с практически неограниченным количеством участников. На базе таких программ можно организовать виртуальные проектные группы. «Нередко бывают ситуации, когда в проектную группу входят представители разных компаний-подрядчиков. И собираться вместе для обсуждения текущих вопросов очень проблематично, особенно в условиях нынешних пробок на дорогах Киева, — рассказывает Инесса Полякова, владелица столичного рекламного агентства. — Тем более что в некоторых программах проведения онлайн-конференций имеется возможность совместной работы с данными (текстовыми и графическими), вплоть до подписания документов». Докладчик может транслировать, к примеру, презентацию с экрана своего монитора. Участники мероприятия одновременно видят эту презентацию на экранах своих мониторов, слушают спич докладчика, ведут дискуссию и т.п. Однако следует учесть, что наиболее навороченное ПО, как правило, самое сложное во внедрении.

Тотальная запись

Удобная функция программ для проведения онлайн-совещаний — запись мероприятий. Эту функцию используют, если кто-то из заинтересованных лиц не смог участвовать в совещании или мероприятие нужно для архива компании. Если же возможности записи ограничены (например в мероприятии участвуют восемь человек, а программа может записывать только пять каналов общения), потребуются специальные решения. «Один из самых простых и доступных вариантов — программа SoundTap Streaming Audio Recorder (около 235 грн). Софт может записывать любой аудиоматериал, который проигрывается на компьютере, в том числе VoIP-звонки на софтфоны (например на Skype) и мгновенные сообщения (при параллельном использовании, к примеру Messenger)», — рассказывает г-жа Боднарчук.

Более широкими возможностями обладает MSRS Conference and Court Recording System (около 2 тыс. грн). Программа может записывать до 32 аудиоканалов в один файл в dct, mp3, wav-формате или же каждый канал по отдельности, а также пересылать и отправлять, используя FTP, электронную почту или локальную сеть.

Порция дегтя

Перед внедрением программы нужно убедиться, что канал связи, по которому будет передаваться информация, достаточно скоростной, то есть обладает высокой пропускной способностью. Приемлемое качество видеотрансляции обеспечивается на скорости порядка 200 кбит/с, а высококачественное изображение в хороших системах достигается при скорости канала связи от 300 кбит/с. По словам экспертов, обычные телефонные каналы вполне подходят для передачи аудиосигнала, но качественный видеопоток они не обеспечивают.

Качество виртуальных мероприятий зависит и от технических характеристик персональных компьютеров. Дело в том, что технология онлайн-общения предусматривает специальные алгоритмы сжатия аудио- и видеопотока в десятки и сотни раз. И порой даже на самых современных компьютерах существенно замедляется параллельная работа других программных приложений, да и приемлемое качество видеосвязи получить не удается (видео тормозит, сигнал передается рывками). Для устранения этих недостатков можно использовать аппаратные кодеки — они представляют собой платы, которые вставляются в свободные слоты ПК. Проблема также устраняется в случае использования выделенного сервера с профессиональным ПО для онлайн-конференции.

[практика]

В пользу изображения

По утверждению ученых, проведение важных переговоров в телефонном режиме часто чревато потерей ценных сведений. Причина заключается в том, что человек обычно на слух воспринимает лишь десятую часть информации. В то же время, если имеется возможность следить за жестикуляцией и мимикой собеседника, КПД восприятия информации достигает 80–85%.

[к сведению]

Зарубежный опыт

Примерно 70% американских компаний регулярно использует технологию онлайн-конференций. Такой спрос на виртуальные совещания вызван необходимостью сокращения издержек и повышения оперативности проведения традиционных встреч. По результатам исследований, проведенных Национальным советом по статистике США, в Америке ежедневно происходит около 11 млн деловых встреч. На это тратится до 37% рабочего времени сотрудников. А участие в четырехчасовом мероприятии требует примерно 16 часов планирования, подготовки и т.д. Львиную долю затрат составляют транспортные расходы.