Согласно его результатам, множество руководителей отделов продвижения киевских компаний не знают о существовании такого инструмента, как special events.

Ассоциация ивенторов Украины опросила украинские событийные агентства и столичные компании, являющиеся потенциальными заказчиками special events. Опрос был проведен методом телефонного интервью и охватил 120 киевских компаний-заказчиков и 80 ивент-агентств.

Клиентская позиция

Согласно результатам исследования, 62% потенциальных заказчиков специальных мероприятий имеют опыт сотрудничества с ивент-агентствами.
Оставшиеся 38% респондентов распределили свои голоса так:
• сообщили, что у них есть свой ресурс для организации событий;
• заявили, что не интересуются этим инструментом продвижения и не прибегали к нему, поскольку не возникало надобности; 
• опрошенных утверждали, что не располагают необходимым бюджетом для сотрудничества с агентствами;
• респондентов (сотрудники маркетинговых, рекламных и PR-отделов) ответили, что не знакомы с понятиями «ивент-агентство», «ивентор» и «special events».

Результаты опроса показали, что каждая компания на протяжении календарного года в среднем проводит около 3 ивентов. Не очень приятным выводом для ивенторов стало то, что типами мероприятий, которые преимущественно отдаются им на реализацию, остаются корпоративные дни рождения, новогодние вечеринки и тимбилдинг. Организация деловых ивентов, а также промо-мероприятий получила небольшой процент голосов.

Основные причины, по которым клиенты не готовы сотрудничать с ивенторами, кроются в следующем. 12% участников исследования указали на то, что, как правило,  результат события не соответствует их ожиданиям. 13% недовольны случаями увеличения бюджетов в процессе работы, еще 13% указали на непрофессионализм ивент-агентств. 12% клиентов отказываются от сотрудничества с ивенторами из-за срыва сроков подготовки – участники опроса утверждали, что сталкивались с подобной практикой в 50% случаев.
 
Опрос помог составить рейтинг качеств идеального ивент-агентства. Так, во главу угла заказчики мероприятий ставят наличие опыта, далее идут креативность и профессионализм, а также надежность. Основные пожелания дополняются такими показателями, как бюджет, соотношение цена-качество, а также рекомендации, имидж и возможности агентства.

В основном поиск ивент-партнеров осуществляется с помощью рекомендаций друзей, знакомых, коллег и Интернет. 65% респондентов периодически проводят тендеры, у остальных же либо есть постоянные агентства-партнеры, либо они не видят в данном инструменте выбора ивент-партнера пользы. И только 34% опрошенных клиентов смогли ответить на вопрос, считают ли они свои тендеры прозрачными и объективными. И практически все они с уверенностью ответили «Да».

Из всех опрошенных компаний 30% представляют сегмент среднего бизнеса, 50% - сегмент крупного бизнеса, 20% – малый бизнес. Респонденты являются представителями таких сегментов: финансовые и страховые компании (19%), FMCG (26%), автомобильная (15%), медицинская (7%) и туристическая (4%) отрасли, строительные компании (19%), IT-бизнес (10%).

- Данные этого опроса нас удивили, – комментирует его инициатор Александра Дергоусова, руководитель компании EVENT CHIC, член АИУ. -  В особенности тем, что так много специалистов из сфер маркетинга, рекламы и продвижения не осознают, какой колоссальный эффект для развития бизнеса может дать грамотно организованное мероприятие. К сожалению, многие украинские топ-менеджеры не рассматривают событийный маркетинг как эффективный способ продвижения.

По ту сторону Луны

Неоднозначна и картина, вырисовывающаяся согласно результатам второй части исследования - опросу украинских ивент-агентств. Включенные в исследование компании представили весь спектр ивент-рынка (31% - компании, обслуживающие бизнес-сегмент,  63% - смешанные, 6% - сегмент частных заказчиков).

Большинство событийщиков считают, что залогом успеха в этом бизнесе является качество выполняемых услуг, которое кроется в креативе и сильной команде ивент-менеджеров.

14% агентств были самокритичны и ответили, что на их счету были ивенты, которые не во всем достигали поставленных заказчиками целей. Основные причины ошибок - непонимание между ивенторами и клиентами, а также размытая постановка задач.

Практически каждое агентство в своей практике сталкивалось с тем, что при утверждении первоначальной идеи клиент настаивал на существенном уменьшении бюджета, а на этапе реализации проекта вводил своих подрядчиков.
 
Результаты опроса также показали, что ивент-агентства стараются принимать участие в тендерах, организованных своими постоянными клиентами (таким образом повышая шансы на победу), а также в интересных и имиджевых тендерах. Во всех остальных тендерах, со слов опрошенных, они принимают участие «не очень часто», соответственно «не очень часто» и выигрывают в них. Как говорят событийщики, основные критерии победы в тендере: размер бюджета, креативность идеи, а также пресловутый «человеческий фактор» и «рекомендации».

При ответе на вопрос «Опишите, что такое идеальный тендер» фантазии ивенторов не было границ. Но все опрошенные агентства согласились: им важно, чтобы объявленные тендеры были прозрачными, открытыми, с четко сформулированными задачами.

- Могу сказать, что данное исследование – это первая ласточка, которая помогла увидеть  много важных моментов, которые, видимо, не учитываются при совместной работе как  клиентами, так и агентством, - комментирует инициатор опроса Светлана Лобко, маркетинг-директор  BTL-агентства C141, член АИУ. - Ведь совместная работа, умение общаться и грамотно коммуницировать облегчат жизнь не только ивентора, но и клиента. Уверена, при правильной коммуникации ответ на вопрос «Всегда ли реализованные проекты достигают поставленной цели?» будет положительным.

Идеальная погрешность опроса составляет 9,8%.